La adopción de medidas de cuarentena relacionadas con la
rápida propagación del COVID-19 ha impuesto restricciones a las actividades de
muchas empresas. La empresa transfiere rápidamente a los empleados al trabajo
remoto, lo que ayuda a mantener un equilibrio entre el autoaislamiento y el
cumplimiento de las obligaciones. Si antes el seguimiento de los empleados
remotos estaba principalmente orientado al sector de programación, hoy es
relevante para todas las áreas de un negocio. Jobsora ha preparado una descripción
general de los mejores servicios y aplicaciones para el monitoreo, un paquete
de recomendaciones contra la crisis, y también le informará sobre el impacto
del seguimiento del tiempo en el microclima del equipo.
Monitoreo del tiempo:
¿control más estricto o beneficios comerciales?
Los empleados acostumbrados a trabajar de manera presencial, después de
cambiar a trabajo remoto, pueden experimentar problemas con la distribución
correcta del tiempo. No hay un jefe, lo que significa que puede dormir, ver
películas y hacer otras cosas que no están relacionadas el trabajo. Supervisar
una oficina remota sin utilizar programas especiales es muy difícil, por lo que
el monitoreo viene al rescate: programas creados para registrar y controlar las
horas de trabajo, lo cual es especialmente importante para las empresas que
practican el pago por hora. El software se instala en computadoras y teléfonos
inteligentes de los empleados, después de lo cual puede realizar un seguimiento
de la efectividad de su trabajo.
El algoritmo de control depende del programa seleccionado, pueden:
Determinar la geolocalización, acciones en aplicaciones y
programas;
Rastrear la actividad del mouse y el teclado;
Tomar capturas de pantalla
Iniciar la cámara web para crear una foto: la elección de
funciones es lo suficientemente amplia.
Por supuesto, el uso de tales programas y servicios es beneficioso para el
negocio. El empleador ve actividad y poniendo aprueba las habilidades de sus
empleados.
Beneficios del monitoreo del tiempo
La principal ventaja es la posibilidad de evitar una disminución de la
eficiencia y las pérdidas causadas por la negligencia del personal. Considera
otros beneficios:
La distribución
correcta de los flujos financieros.
Las personas que trabajan de forma remota reciben salarios de acuerdo con
las horas de trabajo, así como el volumen de tareas realizadas. La compañía no
pagará el tiempo que el empleado dedicó a resolver problemas personales.
Algunos rastreadores generan informes de horas de trabajo, sobre la base de los
cuales el contador podrá calcular la nómina. Dichas medidas son anticrisis para
las empresas, especialmente en el contexto de una fuerte disminución de la
actividad en diversos campos, desde los servicios de construcción hasta la
auditoría web.
Verificación y
Optimización del colectivo de trabajo
Los gerentes de recursos humanos y los empleadores tendrán una oportunidad
única para evaluar la honestidad y el valor de cada especialista individual.
Podrá ver cuán responsablemente cada miembro del equipo aborda sus deberes.
Después de 1.5-2 semanas, será posible tomar decisiones relacionadas con los
cambios de personal. Quizás un gerente pueda hacer frente a grandes volúmenes
de tareas mejor que 3-4 personas. ¿No es más fácil despedir a los superfluos y
ser los más productivos para aumentar los salarios? Se pueden obtener
respuestas a estas y otras preguntas después de la introducción del monitoreo
del tiempo
Disciplina
Los empleados que saben que su trabajo está controlado por un programa
especial trabajarán, no descansarán. El software tiene la mayor eficiencia de
simulación en comparación con llamadas, mensajes o correos electrónicos.
Control
La capacidad de monitorear y planificar constantemente es una de las
ventajas más importantes del monitoreo. Los empleados o gerentes de proyecto
formulan tareas, planifican la fecha límite para su implementación, para que el
negocio funcione como un reloj. Este enfoque evita los retrasos, la pérdida de
clientes y la interrupción del mecanismo de otros procesos comerciales.
Comunicación con los
clientes
El cliente de la empresa siempre puede ver informes reales sobre la etapa
de implementación de su proyecto. Este enfoque mejora la confianza del cliente.
¿Qué programas se
pueden usar para el monitoreo del tiempo?
La elección del software es enorme, la mayoría de los programas son de
pago, algunos tienen demostraciones gratuitas y acceso para un número limitado
de personas (en promedio de 1 a 5).
Muchos de ellos son multiplataforma, lo que significa que se pueden usar
sin problemas en computadoras, smartphones y tabletas que poseen diferentes
sistemas operativos. Al elegir dicho software, el empleador puede prestar
atención a WorkSmart, Tick, OfficeTime, Harvest, ProofHub. Al elegir, debe
tener en cuenta la cantidad de personas o proyectos, así como presupuesto. Por
ejemplo, el rastreador de Tick cobra por la cantidad de proyectos, Harvest:
para la cantidad de usuarios, OfficeTime ofrece una licencia perpetua, se puede
comprar una suscripción a ProofHub por un mes o un año.
Características del
impacto del monitoreo en el microclima del equipo.
Los especialistas que han estado trabajando en la oficina durante años
pueden percibir de manera ambigua la implementación del software en cuestión.
Para algunos, tales acciones parecerán demasiado duras, otra persona verá
control total e incluso vigilancia en ellas, sin embargo, en las condiciones
actuales, el negocio debería estar listo para tomar decisiones impopulares.
Debe tenerse en cuenta que los empleados, una vez superado el período de
adaptación, examinarán de nuevo los elementos de control. Este último
estimulará su desarrollo, ayudará a asignar correctamente el tiempo y evaluará
el volumen de tareas. El director y el gerente de recursos humanos evalúan la
conveniencia de implementar el seguimiento del tiempo, teniendo en cuenta los
siguientes factores:
el volumen de personal transferido al trabajo
remoto:Puede controlar de 2 a 3 personas sin software especial, si 10-20 o más
personas trabajan en un sitio remoto, no puede hacerlo sin ayuda externa;
La necesidad de reducir los salarios:Si el propietario de
la compañía planea pagar por el volumen real de tareas realizadas u horas, es
mejor optar por el seguimiento;
Características comerciales:En algunas áreas, los
especialistas pueden trabajar desde casa sin la necesidad de comunicarse. En
otras, muchos procesos están asociados con la comunicación, la interacción,
simplemente es imposible perder el tiempo. Por ejemplo, un empleado hace
bocetos, otro: visualización en 3D, un tercero se comunica con el cliente, por
lo que se encargarán de que el proyecto se complete a tiempo. No es tan fácil
desaparecer de un equipo que interactúa, por lo que el control mutuo se lleva a
cabo sin software de terceros.
El factor principal es el nivel de ética corporativa y los especialistas
que trabajan en la empresa. En algunos casos, se pueden descartar controles
estrictos. Estamos hablando de equipos formados por personas responsables que
se centran en el resultado. No consideran el trabajo remoto como vacaciones; el
trabajo desde casa es para ellos un pequeño cambio en el régimen habitual, pero
nada más. Este resultado se logra a través de coaching, capacitación y otras
herramientas de desarrollo.
En este caso, puede usar los administradores de tareas estándar (a menudo
ya están integrados en el software de monitoreo), lo que ayudará a distribuir
las responsabilidades, establecer plazos y monitorear suavemente su
implementación. Automatizan todos los procesos, minimizan la necesidad de
conferencias en línea y llamadas constantes, y están al tanto de los eventos
las 24 horas del día. El uso de administradores de tareas le permite implementar
la planificación, comunicarse con el equipo en línea.
En conclusión: los empleados remotos son monitoreados con mayor frecuencia
utilizando un software especial. Puede usar sistemas de control dentro del
equipo, creando cadenas de tareas para diferentes especialistas. No se olvide
de la importancia de programar, implementar sistemas de motivación, reuniones
regulares de planificación y reuniones que se llevan a cabo mediante
aplicaciones de videoconferencia. Si el propietario de la empresa decide no
recurrir a medidas estrictas, puede aconsejar a los empleados remotos que
instalen aplicaciones que los ayuden a controlar las horas de trabajo, lo cual
es útil para la autodisciplina. Más información en Jobsora
